Tenemos 226 gastos automáticos. He aquí por qué es importante

Por qué el cálculo preciso de los gastos, y no la configuración, es lo que determina si se ganan o se pierden ingresos en el ámbito de la financiación comercial

Por Chris Coleman, CODIX

La mayoría de los programas informáticos pueden aplicar un gasto. Sin embargo, son muy pocos los que pueden calcularlo y aplicarlo correctamente cuando las cifras cambian a diario.

Pregunta a cualquiera que gestione una cartera de factoring o de préstamos basados en activos cuántos tipos de gastos aplican. La lista nunca es corta. Cargos de descuento sobre los fondos en uso. Gastos mínimos en toda la cartera. Gastos de servicio, de auditoría y de inspección sobre el terreno, gastos por falta de utilización de la línea de crédito no dispuesta, gastos por reservas y por exceso de anticipos, y un sinfín de gastos menores que existen simplemente porque a algún cliente le hizo falta una vez.

En iMX contamos con 226 tipos de gastos, ya configurados y automatizados, en ámbitos como el factoring, los préstamos basados en activos, la financiación de la cadena de suministro, el cobro de deudas y el leasing. Puede que esto suene a alarde, pero no es esa la cuestión.

La cuestión es qué ocurre una vez que el gasto entra en vigor. La mayoría de los programas informáticos pueden aplicar un gasto. Sin embargo, son muy pocos los que pueden calcularlo correctamente cuando los datos varían a diario y registrarlo con precisión, de modo que los libros cuadren a final de mes. Esa brecha es donde los ingresos se pierden silenciosamente, donde las auditorías se vuelven complicadas y donde las plataformas se quedan cortas, a menudo sin que el comprador se dé cuenta durante la demostración.

En nuestro mundo, un gasto rara vez es una cantidad fija

En los préstamos basados en activos y la financiación de cuentas por cobrar, la mayoría de los gastos se calculan a partir de una base que varía diariamente. El descuento depende del número de días que lleve pendiente cada factura. El gasto mínimo depende del déficit en la contabilidad. El gasto por no utilización depende del saldo medio no utilizado de la línea de crédito. Se conceden anticipos, se cobran las cuentas, las facturas van acumulando antigüedad, el disponible varía y el gasto debe recalcularse cada vez a partir de la cifra correcta.

Tomemos como ejemplo un gasto de descuento escalonado: un 1,5 % durante los primeros 30 días, y medio punto más cada 10 días a partir de entonces. Si multiplicamos eso por una contabilización de facturas, cada una con una antigüedad diferente, y lo recalculamos a diario, veremos cómo una hoja de cálculo o un motor de gastos poco sofisticado empieza a dar errores. No por error ni a propósito, sino por la dificultad mecánica de cobrar el importe correcto sobre la base correcta en el día correcto.

iMX organiza los gastos tal y como se establece en el acuerdo marco, desde los gastos de factoring y la administración de la línea de crédito hasta la financiación, la utilización y el compromiso, pasando por los gastos relacionados con litigios y asuntos judiciales. También se pueden configurar cargos puntuales, como una visita sobre el terreno, una tasación o una exención excepcional. Pero la biblioteca es la parte fácil. Lo que importa es lo que viene después.

Los gastos deben contabilizarse correctamente: el asiento adecuado en el libro mayor, un rastro claro que remita al acontecimiento que los originó y un libro auxiliar que cuadre cuando el auditor o el cliente lo soliciten. Esa trazabilidad es lo más importante. Cuando cada gasto se remonta a su origen, los libros están claros, las consultas se resuelven rápidamente y todo lo que haya que comprobar se puede verificar con precisión.

Esta es la parte que los compradores suelen olvidarse de comprobar

Parece que la configuración de los gastos está resuelta. Todas las plataformas muestran una pantalla para configurar los gastos y las tasas, y en una versión de demostración un gasto parece igual que cualquier otro. La complejidad solo se hace evidente más adelante, cuando se recalcula un cargo por tramos porque una factura ha vencido de la noche a la mañana, cuando se evalúa un déficit en el gasto mínimo a final de mes, o cuando un cliente pregunta por un gasto y espera un desglose claro.

El sector se dedica a vender configuraciones de gastos. Rara vez comprueba si el gasto se calcula sobre la base correcta y se contabiliza de forma correcta. Eso indica dónde se ha invertido el esfuerzo y dónde no.

Los ingresos que nadie mide

La pérdida de ingresos por gastos es real y mayor de lo que la mayoría espera. No hay cifras específicas sobre el factoring o los préstamos basados en activos, por lo que analizamos sectores afines. El Boston Consulting Group descubrió que hasta un 15% de los ingresos de la banca corporativa nunca se cobra: se trata de gastos que figuran en los contratos, pero que nunca se cobran.

Un caso similar de Genpact describe cómo una empresa de financiación comercial perdía 25 millones de dólares al año debido a gastos mal calculados o exentos sin un control adecuado. Se trata de datos aproximados, no de cifras exactas del sector, pero las causas subyacentes – la configuración manual y la discrepancia entre el contrato y el sistema – son aún más pronunciadas en mercados donde los valores fluctúan a diario.

Gastos como herramienta de diseño, no como un elemento secundario

Si se aborda esto correctamente, los gastos dejan de ser un detalle operativo y pasan a formar parte de la estrategia. Si eres capaz de implementar y calcular estructuras de gastos complejas sin depender de los ciclos de desarrollo, diseñas el producto en función de las tarifas, en lugar de añadirlos al final. Los cargos por niveles, los importes mínimos, los gastos por inactividad y las tarifas por acontecimientos se convierten en palancas deliberadas que determinan tanto los ingresos como el comportamiento de los clientes.

La fijación de precios (tarificación) es la palanca más poderosa de una entidad de crédito para generar beneficios, por delante del crecimiento del volumen. Sin embargo, muchas entidades mantienen sin cambios sus estructuras de gastos durante años. La oportunidad no radica en introducir nuevos gastos, sino en utilizar los existentes de forma deliberada, fijarlos correctamente y cobrarlos en su totalidad. Eso es precisamente lo que permiten los 226 tipos de gastos predefinidos: un nuevo producto, un nuevo mercado, un nuevo gasto, ya disponibles, ya calculados sobre la base adecuada y ya contabilizados correctamente.

Un motor, todos los productos

Dado que iMX gestiona el factoring, la financiación de cuentas por cobrar, los préstamos basados en activos, la financiación de la cadena de suministro y la financiación comercial en una única plataforma y con un único modelo de datos, se aplica el mismo motor de gastos a todos los productos. A un cliente con múltiples exposiciones se le calculan y contabilizan los gastos de forma coherente, con un registro de auditoría unificado.

Cada operación, incluidos todos los gastos, se procesa en tiempo real y genera su asiento contable a partir de la posición en tiempo real, con total trazabilidad hasta su origen. El gasto no solo se contabiliza, sino que se gestiona, se valida y se contabiliza.

Es fácil subestimar los ingresos por gastos, ya que lo que se escapa rara vez aparece como una cifra visible. La solución no consiste en dar por hecho que nunca se va a producir. Se trata de un sistema que realiza cálculos a partir de la situación actual y permite realizar un seguimiento de todos los gastos, de modo que la visión general siga siendo clara y cualquier problema pueda identificarse y corregirse.

Por lo tanto, cuando decimos 226, no estamos contando funcionalidades. Estamos señalando dónde reside la verdadera complejidad y el verdadero valor del sistema. No está en la superficie.

DEJE DE INTEGRAR. COMIENCE A CONVERGER.

Fuentes

Boston Consulting Group, sobre los ingresos no captados y la pérdida de cuota de mercado en la tarificación de la banca corporativa: americanbanker.com/opinion/the-seven-deadly-pricing-sins-of-corporate-banks

PYMNTS y Datos Insights, sobre los déficits en la facturación bancaria y la gestión de tarifas: pymnts.com/news/banking/2025/80-percent-of-banks-acknowledge-billing-shortfalls

FCI, volumen de negocio global del sector del factoring en 2024: fci.nl/en/news